Wat de Belastingdienst minimaal van je verwacht
De wet is verrassend nuchter: als ondernemer moet je een administratie voeren waaruit je rechten en verplichtingen blijken. In gewone taal: uit je papieren moet af te leiden zijn wat je hebt verdiend, wat je hebt uitgegeven, en hoeveel btw je hebt ontvangen en betaald. Voor de meeste zzp'ers komt dat neer op vier stapels:
- Verkoopfacturen — alles wat jij naar klanten stuurt, doorlopend genummerd.
- Inkoopfacturen en bonnen — alles wat je zakelijk uitgeeft, van laptop tot treinkaartje.
- Bankafschriften — het geldspoor dat al het bovenstaande met elkaar verbindt.
- Urenregistratie — de uren die je aan je onderneming besteedt.
Die laatste wordt het vaakst vergeten, en is juist goud waard. Veel aftrekposten voor ondernemers — zoals de zelfstandigenaftrek — hangen aan het urencriterium: een minimum aantal uren dat je per jaar aan je onderneming moet besteden. Hoe hoog die grens precies ligt en welke uren meetellen, vind je op belastingdienst.nl — maar wat jíj moet doen is simpel: houd bij welke uren je maakt, inclusief acquisitie, administratie en reistijd. Een wekelijks lijstje is voldoende, zolang het maar controleerbaar is.
Afhankelijk van je werk horen er nog dingen bij — offertes, contracten, je zakelijke agenda — maar het principe blijft hetzelfde: alles wat nodig is om jouw cijfers na te kunnen rekenen, hoort in de administratie.
Een goede administratie is geen stapel voor de Belastingdienst — het is je eigen geheugen, met bonnetjes.
Hoe lang moet je alles bewaren?
Voor de basisgegevens van je administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken — bijvoorbeeld een bedrijfspand — is dat tien jaar, vanwege de langere herzieningstermijn voor de btw.
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Facturen, bonnen, bankafschriften, urenregistratie | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken (zoals een bedrijfspand) | 10 jaar |
Digitaal bewaren mag. Ontvang je facturen digitaal, bewaar ze dan ook digitaal — in het oorspronkelijke formaat. Een goed leesbare scan of foto van een papieren bon is in de regel prima, zolang alle gegevens erop staan én je hem al die jaren terug kunt vinden. Papieren bonnen vervagen; een foto op dag één is dus niet alleen makkelijker, maar ook veiliger.
Zakelijk en privé: uit elkaar vanaf dag één
De grootste tijdvreter in een zzp-administratie is niet het boeken zelf, maar het uitzoekwerk achteraf: was die pinbetaling bij de bouwmarkt van drie maanden geleden nou zakelijk of privé? Elke gemengde rekening maakt van je administratie een puzzel.
De simpelste oplossing: open een aparte betaalrekening voor je onderneming en laat álles wat zakelijk is daaroverheen lopen. Facturen ontvang je erop, zakelijke kosten betaal je ervan, en wat je privé nodig hebt maak je in één herkenbare overboeking naar jezelf over. Zo wordt je bankafschrift vanzelf het ruggengraat van je administratie: één bestand waarin vrijwel elke zakelijke gebeurtenis terug te vinden is. Wat er precies gebeurt als zo'n bankregel wordt geboekt, zie je in De journaalpost, uitgelegd.
één rekening die alleen over de zaak gaat — dat is de halve administratie
Een ritme dat je volhoudt
Een administratie mislukt zelden door onwil en bijna altijd door ophoping. Het geheim is niet meer discipline, maar een kleiner ritme — zo klein dat overslaan geen zin meer heeft:
- Bon? Direct vastleggen. Foto maken of doorsturen op het moment zelf — tien seconden nu bespaart een zoektocht in maart.
- Wekelijks vijf minuten. Bankafschrift bijwerken, de boekingen van de week bevestigen, je uren aanvullen. Klaar.
- Per kwartaal de btw. Wie het weekritme volhoudt, hoeft bij de btw-aangifte alleen nog te controleren — niet te reconstrueren. Hoe die aangifte in elkaar zit, lees je in BTW voor starters.
En één gewoonte die je toekomstige zelf je zal nadragen als je hem overslaat: zet bij elke betaalde factuur het btw-deel meteen opzij, bijvoorbeeld op een spaarrekening. Dat geld voelt als omzet, maar is het niet — jij bent er alleen het doorgeefluik van.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
- De schoenendoos. Bonnen opsparen "voor later" en dan in één aangifteweekend een kwartaal reconstrueren. Tegen die tijd zijn bonnen vervaagd, betalingen vergeten en is elke post twee keer werk. Het weekritme hierboven is precies hiertegen bedacht.
- Het btw-potje overslaan. Wie de ontvangen btw op de lopende rekening laat staan, geeft hem ongemerkt uit — en staat bij de kwartaalaangifte voor een onaangename verrassing. Apart zetten bij ontvangst, klaar.
- Facturen zonder nette nummering. Factuurnummers moeten doorlopend en uniek zijn. Handmatig nummeren gaat vroeg of laat mis — dubbele nummers en gaten in de reeks roepen precies de vragen op die je wilt vermijden.
- Alles op de valreep. Een administratie die alleen vlak voor deadlines wordt bijgewerkt, is er ook alleen op deadlines. Zonde: bijgewerkte cijfers zijn juist het instrument waarmee je onderweg betere beslissingen neemt.
Zo houd je het simpel
Deze gids is algemene informatie, geen fiscaal of juridisch advies. Regels en bedragen veranderen; kijk voor jouw situatie op belastingdienst.nl of vraag het je adviseur.