BTW voor starters — rustig uitgelegd.
Je eerste factuur is een feestje — tot je bedenkt dat er btw op moet. Welk tarief? Wanneer aangifte? En wat mag je eigenlijk terugvragen? Deze gids legt de basis uit in gewone taal, zodat btw wordt wat het hoort te zijn: optellen, aftrekken en op tijd doorgeven.
Wat btw eigenlijk is
Btw — voluit belasting over de toegevoegde waarde, op je aangifte heet het omzetbelasting — is een belasting die jij int voor de Belastingdienst. Je telt 'm op bij je verkoopprijs, je klant betaalt 'm aan jou, en jij draagt 'm periodiek af. Het is dus geen kostenpost van je bedrijf en ook geen extra winst: het is geld dat even bij jou logeert.
Dat besef scheelt stress én geld. Zet de btw die je ontvangt meteen apart, dan is de aangifte nooit een tegenvaller maar gewoon een optelsom die je al kende. Hoe je dat apart zetten inbouwt in een simpel weekritme, lees je in Je administratie opzetten als zzp'er.
De tarieven: 21%, 9%, 0% en vrijgesteld
Nederland kent twee btw-tarieven, een nultarief en een groep vrijgestelde diensten. Welk tarief bij jouw werk hoort, hangt af van wat je levert — niet van hoe groot je bent.
| Tarief | Wanneer |
|---|---|
| 21% · algemeen | De meeste producten en diensten — van advieswerk tot webdesign. Twijfel je, dan is het vrijwel altijd dit tarief. |
| 9% · verlaagd | Onder andere voedingsmiddelen, boeken, geneesmiddelen, de kapper en fietsreparatie. |
| 0% · nultarief | Vooral leveringen naar het buitenland: export en zakelijke leveringen binnen de EU. Je rekent geen btw, maar houdt wél recht op aftrek van voorbelasting. |
| Vrijgesteld | Onder andere zorg, onderwijs, verzekeringen en de meeste financiële diensten. Geen btw rekenen — maar ook geen voorbelasting terugvragen. |
Let op het verschil tussen 0% en vrijgesteld: ze lijken hetzelfde, maar bij het nultarief mag je de btw op je inkopen wél aftrekken en bij een vrijstelling niet. Welke regels precies voor jouw branche gelden, vind je bij de Belastingdienst — check daar altijd het geldende tarief voordat je je eerste factuur stuurt.
bij twijfel: 21% — en anders heel even opzoeken
Je aangiftetijdvak: meestal per kwartaal
De meeste ondernemers doen vier keer per jaar btw-aangifte — per kwartaal dus. Welk tijdvak jij hebt, hoor je van de Belastingdienst zodra je je btw-id krijgt; per maand of per jaar komt ook voor. De aangifte én de betaling moeten binnen zijn vóór het einde van de maand die op het tijdvak volgt.
Twee dingen die starters vaak verrassen: je doet óók aangifte als er niets te melden valt (een zogeheten nihilaangifte), en de deadline geldt voor het betalen, niet alleen voor het versturen. Zet de data in je agenda en je hebt er geen omkijken meer naar.
Voorbelasting: de btw die je terugkrijgt
Hier wordt btw ineens leuk. De btw die leveranciers aan jóu rekenen — over je laptop, je software, je werkplek — heet voorbelasting, en die mag je aftrekken van de btw die je zelf moet afdragen. Je betaalt per saldo alleen btw over de waarde die jij toevoegde. Vandaar de naam.
Twee voorwaarden: het moet een zakelijke uitgave zijn, en je moet een geldige factuur of bon kunnen laten zien. Gebruik je iets deels privé, dan trek je alleen het zakelijke deel af. En is je voorbelasting in een tijdvak hoger dan de btw over je omzet — bij een grote investering bijvoorbeeld — dan krijg je het verschil terug.
Benieuwd hoe zo'n btw-bedrag als vordering in je boekhouding belandt? De journaalpost, uitgelegd laat het regel voor regel zien — op de cent.
Wat er op je factuur moet staan
Een factuur is pas een factuur als de Belastingdienst 'm ook zo ziet. De kern:
- jouw naam en adres, en die van je klant;
- jouw btw-id en je KvK-nummer;
- een uniek, opeenvolgend factuurnummer;
- de factuurdatum en de datum waarop je leverde;
- een duidelijke omschrijving van wat je leverde, en hoeveel;
- het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per tarief;
- het btw-tarief en het btw-bedrag zelf.
Voor kleine bedragen bestaat een vereenvoudigde factuur met minder verplichte onderdelen — de actuele grens en voorwaarden staan bij de Belastingdienst. Vuistregel: zet liever een regel te veel op je factuur dan één te weinig.
De KOR, in gewone taal
De kleineondernemersregeling (KOR) is een keuze, geen verplichting: blijft je omzet per jaar onder de actuele drempel, dan kun je vrijstelling van btw aanvragen. Je rekent dan geen btw meer aan je klanten en doet in de regel geen aangifte meer. Klinkt heerlijk — maar er zit een spiegelzijde aan: je mag ook geen voorbelasting meer terugvragen.
Daardoor pakt de KOR vooral goed uit als je aan particulieren levert en weinig inkoopt: jouw prijs wordt effectief lager of je marge hoger. Lever je aan bedrijven (die de btw toch aftrekken) of ga je flink investeren, dan lever je met de KOR meestal in. Nog iets om te weten: je kiest niet voor even — aan deelname zitten voorwaarden en termijnen. De actuele drempel en spelregels vind je bij de Belastingdienst; twijfel je, leg je situatie dan eerst voor aan je adviseur.
Verlegde btw, heel kort
Soms zie je op een factuur "btw verlegd" staan. Dan wordt de btw niet door de verkoper afgedragen maar door de afnemer — dat gebeurt onder andere bij onderaanneming in de bouw, bij het uitlenen van personeel en bij veel zakelijke transacties met het buitenland. Verleg jij de btw, dan zet je "btw verlegd" plus het btw-id van je afnemer op de factuur en reken je zelf geen btw. Wordt er btw naar jóu verlegd, dan geef je die aan in je eigen aangifte — en trek je 'm in dezelfde aangifte meestal weer af als voorbelasting. Het klinkt gewichtiger dan het is, maar het luistert nauw: de aangifte heeft er eigen rubrieken voor.
Btw is geen boete en geen verrassing — het is geld van de Belastingdienst dat even bij jou logeert. Wie dat bijhoudt terwijl het gebeurt, heeft aan de aangifte een kwartiertje.
Zo zet Solvo dit voor je klaar
Deze gids is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Voor jouw situatie zijn de Belastingdienst en je eigen adviseur de aangewezen bronnen.